Projet GED 2007

 

Dans le cadre d’une démarche « Qualité », la Direction de Recherche et Développement des systèmes d’information de JSPM souhaite informatiser la création et la mise à jour des Rapports de Fin de Fabrication pour le service pièces de rechange.

L’équipe des pièces de rechange de JSPM rédige et traite un nombre important d’informations. Lorsqu’une commande est passée à la société, un ordre de fabrication est transmis. Une fois la commande réalisée, un RFF pouvant atteindre dans certains cas plus d’un millier de pages est constitué.
Il est réalisé à partir d'une multitude de documents, générés par les différents services en relation.

La solution de GED proposée, veillera à minimiser le risque d’erreur, et permettra d’accroître la vitesse de création des RFF.
De plus, la numérisation des documents permettra également d’effectuer un gain considérable de place, et donc une économie de papier.

Il existe aujourd’hui une multitude de types de mise en forme du RFF, d’où la nécessité de rechercher une certaine harmonisation.

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Le bilan établi début 2007 a permis de constater que ce projet pouvait aboutir, à condition de procéder en plusieurs étapes.
Cette première étape permet de gérer les droits utilisateurs et les accès au système.
Ainsi, seules les personnes habilitées pourront opérer.

A ce stade, les utilisateurs authentifiés accèdent ensuite à leur espace espace de travail respectif.
Chaque acteur se rattache à une catégorie d'utilisateurs et dispose d'un accès limité à son domaine d'activité.

Liste non exhaustive et paramétrable des catégories principales du système:

• Administrateur: Chargé de la gestion des comptes utilisateurs, le ou les administrateurs définissent pour chaque session utilisateur les droits, et renseigne les informations élémentaires, réexploitées pour le suivi d'un dossier ou d'une affaire.
  
  
• Préparateur: Ils ont la responsabilité de la création informatique des dossiers en question, pour les divers clients.
  Cependant, la fonction permettant la constitution automatique des RFF n'a pu être développée en raison de la mauvaise tracabilité documentaire, laquelle fait actuellement l'objet d'une étude approfondie.
  Celle-ci, vise à normaliser les documents et permettra de les identifier informatiquement.
  
  
• Autres: Ce groupe rassemble plusieurs sous catégories, leur rôle est essentiellement de vérifier/modifier la documentation et d'y apposer une signature numérique, répondant au critères des normes ISO 9001.
  En outre, ils enrichissent la base de données documentaire en joignant des documents, essentiellement au format Word, et en leur associant des métadonnées.
  
  

Pour plus de détails, se référer à l'étude de cadrage de ce projet.